چند راه برای برگزاری یک جلسه کارآمد

 راه های برای برگزاری یک جلسه کارآمد


جلسه های مدیریتی ناکارآمد، سیاهچاله های روز کاری نامیده می شوند و می توانند بهره وری شرکت شما را تضعیف بخشند.
بر اساس یک مطالعه ی جهانی که توسط Microsoft crop   انجام شده افرادی که در کسب و کار هستند، تقریبا 6 ساعت در هفته را به برگزاری جلسات متعدد می پردازند و تقریبا 70% شرکت کنندگان گزارش داده اند که جلسات آنها بی فایده بوده.
جلساتی که به خوبی مدیریت نمی شوند می توانند تاثیر منفی بر روحیه کارکنان و افراد حاضر در تیم  داشته باشند.
اگر شرکت کنندگان در جلسه،همیشه تاخیر دارند و دیر می رسند یا دائما به صفحه گوشی های هوشمندشان خیره می شوند و یا اینکه نکات مهم را یادداشت نمی کنند، مجموعه شما احتیاج به یک تلنگر دارد.


در ادامه برخی از روش ها برای پرورش هرچه بیشتر یک فرهنگ برای برگزاری جلسات شما وجود دارد:


1- تعداد جلسات را با پیدا کردن روشی موثر کاهش دهید:


به عنوان مثال اگر برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و یا بررسی پروژه هایتان از ایمیل یا سایر روش ها برای مکاتبه با کارکنان خود استفاده می کنید آنها زمان بیشتری را میتوانند برای تمرکز بر روی کار خود اختصاص دهند.

آیا شما واقعا به برگزاری این جلسه نیاز دارید؟

از خودتان بپرسید که آیا من برای ورود افراد جدید به تیم خود  یا حل مسئله ای جدی به مشورت اعضای شرکت نیاز دارم اگر نه شما دلایل ضروری برای برگزاری این جلسه نخواهید داشت.


2- پرورش فرهنگ ارزشمند بودن جلسات:

یک فرهنگ را در میان اعضای تیم خود پرورش دهید که جلسات ارزشمند می باشند و باید برای زمانی که صرف حضور در این جلسات  می شود و افراد حاضر در جلسه احترام قائل شوند.
اگر افرادی را که برای حضور در این جلسه دعوت کرده اید  در زمان مقرر به محل برگزاری نرسند این پیام را منتقل میکنند که این  جلسه برای انها اهمیت چندانی نداشته!
بعد از شروع  جلسه درب اتاق خود را ببندید و برای افرادی که دیر میرسند بحث را  از اول شروع نکنید.

3- پیش نویس تهیه کنید:


برنامه خود را و موضوعاتی را که میخواهید در این جلسه مطرح شوند را به صورت پیش نویس قبل از این ملاقات برای شرکت کنندگان ارسال کنید تا به صورت کامل آمادگی حضور در این جلسه را داشته باشند.

4- بررسی اهمیت  جلسه و حضور افراد:


بررسی کنید که تک تک افراد حاضر در جلسه  میتوانند شما  و مجموعه تان را برای رسیدن به هدفی مهم یاری کنند اگر نه حضور آنها ضرورتی نخواهد داشت.
شما میتوانید برای بررسی هر کدام از موضوعاتی که میخواهید مطرح کنید زمان مشخصی را ارائه دهید تا بحث را در مسیری که مد نظر خودتان است  نگه دارید.
اگر شما فردی هستید که در جلسات متعددی شرکت میکنید ضرورت حضور خود را در هر یک از این انها بررسی کنید در غیر این صورت میتوانید شخص دیگری را از تیم خود برای حضور در این جلسات اختصاص دهید.
در شرایط کسب و کار امروزی جلسات خارج از تایم کاری ، ضرورتی برای برگزاری نخواهند داشت مگر اینکه شرایط اورژانسی و استثنایی پیش آید.
اگر جلسه را به منظور حل یک مشکل کاری برگزار کرده اید آن را با یک طوفانی از انرژی شروع کنید تا خلاقیت حضار را تحریک  کنید. ایده ها را بر روی یک برد در جایی که به خوبی دیده میشود یادداشت کنید. فرصتی را برای همگان فراهم آورید که نظر و ایده خود را بیان کنند. در اینصورت شما و تیم شما میتوانید به سادگی بهترین ایده ها را انتخاب کنید.


5-جو جلسه را مثبت نگه دارید :

از همکارانتان انتقاد نکنید. اگر شرکت کنندگان  مضطرب و عصبی هستند از آنها بخواهید که با آرامش و لحنی مودبانه منظور خود را منتقل کنند.
اگر میخواهید جلسه هایتان را کوتاه تر کنید ، از شرکت کنندگان بخواهید که خلاصه ای از هر موضوع را بررسی کنند و از انتشار مدارک بلند بالا که بحث را طولانی تر میکنند جلوگیری کنید .
دقت کنید  در پاور پوینتی که ارائه میدهید اگر  موضوعی انها را  شگفت زده کند دیگر به ادامه سخنان شما گوش نمیدهند.
برای جلوگیری از غلبه افراد بر بحث جلسه  و مشارکت بیش از اندازه آنها زمان مشخصی را برای هر کدام از شرکت کنندگان اختصاص هید که موضوعات مورد نظر خود را ارائه دهند.

6-  توجیح افراد و پایان جلسه:

 در آخر اطمینان حاصل کنید که هرکدام از افراد از وظایف خود مطلع اند و به صورت کامل توجیح شده اند در اینصورت میتوانید پایان جلسه را اعلام کنید.

 

 

 

 

تاریخ انتشار   :   1397-03-26